Secretária (o)

Buscamos um profissional organizado, com habilidades de comunicação e atenção aos detalhes.
O candidato ideal deverá ter experiência em suporte administrativo, gerenciamento de agendas, organização de documentos e suporte ao atendimento ao cliente.

Você será responsável por gerenciar as agendas dos profissionais da empresa, agendando reuniões e compromissos, garantindo a comunicação eficiente entre os diferentes setores.
Além disso, deverá organizar e gerenciar arquivos físicos e digitais, garantir a manutenção de um ambiente de trabalho organizado e eficiente e auxiliar na preparação de documentos e relatórios.

Requisitos:

- Ensino Médio ou Técnico Completo e/ou Graduação em Curso ou Completa em áreas de Secretariado e Administrativo;
- Experiência com área de Secretariado;
- Domínio em Informática;
- Diferencial: experiência com sistema Conta Azul.

Atividades:

• Manter caixa de e-mail organizada e responder/encaminhar todas as solicitações recebidas;
• Enviar e-mail e lista de transmissão de comunicados, conforme solicitação da diretoria ou do setor financeiro da APES;
• Fazer contato com os associados e respectivos familiares, sempre que necessário;
• Recepção de Visitantes e Clientes;
• Acompanhar site e Instagram da Apes para se certificar se todos os dados estão atualizados de acordo com necessidade da APES;
• Manter o ambiente de trabalho organizado, inclusive copa, banheiros, compartilhando essa responsabilidade com os demais funcionários;
• Manusear documentos arquivados pela APES, zelando pela sua conservação e guarda;
• Manter arquivo geral da APES organizado e atualizado;
• Redigir cartas, ofícios e comunicados;
• Controlar a correspondência de entrada e saída;
• Prestar apoio a diretoria em reuniões, palestras, conferências e eventos;
• Providenciar a emissão de certidões/documentos da APES e de terceiros, quando for o caso, em sites oficiais;
• Prestar apoio à diretoria e à gerência da APES na elaboração/emissão de ofícios, documentos, propostas, solicitações, etc.;
• Gerir os recursos financeiros destinados às pequenas despesas e de pronto atendimento, conforme valor definido pela Diretoria, prestando contas, mensalmente, ao setor Financeiro, mediante apresentação de notas e cupons fiscais;
• Providenciar compra de material de escritório e de limpeza para APES;
• Realizar serviços externos, quando necessário (exemplo: banco, cartório, coleta de assinaturas, PGE/ES, ...);
• Providenciar passagens aéreas e hospedagem para diretoria e associados, conforme solicitação;
• Apoio aos setores financeiro e de cobrança, na hipótese de férias, ausências e afastamentos de funcionários, na execução de tarefas que sejam priorizadas na ordem do dia.

Horário de Trabalho:

9hs as 12hs - 13hs às 18hs - De Segunda à Sexta

Oportunidade para atuar em uma empresa de VITÓRIA - ES


Interessados devem enviar seu currículo para análise